1. Begrippen

In deze verwerkersovereenkomst wordt een aantal begrippen gebruikt die op de juiste manier dienen te worden geïnterpreteerd. Hieronder worden deze begrippen nader toegelicht.

 

Privacybeleid: het beleid waarin wordt vermeld welke gegevens een bedrijf of stichting heeft, hoe deze verwerkt worden en hoe/of deze worden verspreid aan derden.

 

Persoonsgegevens: alle informatie is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

 

Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

 

Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. 

 

Verwerkingsverantwoordelijke: degene die het doel en de middelen voor de verwerking bepaalt. 

 

Verwerker/bewerker: een externe, aparte partij en dus niet, bijvoorbeeld, een werknemer van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker krijgt opdracht om voor het doel dat door de verwerkingsverantwoordelijke is bepaald persoonsgegevens te verwerken.

 

Functionaris Gegevensbescherming: iemand die binnen de organisatie toezicht houdt op de toepassing en naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming

 

2. Voorwerp van deze overeenkomst

Deze verwerkersovereenkomst regelt de verwerking van persoonsgegevens namens studievereniging SALUS. Dit betreft:

​

• De persoonsgegevens in het ledenbestand,

• De gegevens te vinden op website www.salus.online en;

• De gegevens te vinden op website www.cgavu.nl.

 

Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op ons als stichting en op u als ‘’gebruiker’’ van de stichting en andere door ons aangeboden diensten.

3. Informatie over Studievereniging SALUS

Studievereniging SALUS is een vereniging met de doelstelling studenten gezondheidswetenschappen aan de Vrije Universiteit te Amsterdam nader te betrekken bij Algemene Gezondheidswetenschappen en om deze studenten op weg te helpen om hun ambities uit te laten komen, beide, in de breedste zin van het woord.

 

4. Welke persoonsgegevens verwerken we?

SALUS beschikt over een aantal persoonlijke gegevens die gevraagd worden ten behoeve van het lidmaatschap. Deze gegevens worden verwerkt en bewaard in het programma Conscribo en in de ledenadministratie van SALUS die wordt beheerd door het dagelijks bestuur van de vereniging. De gegevens worden gevraagd bij inschrijving en zijn:

• Naam

• Geslacht

• Geboortedatum

• Postcode/woonplaats

• E-mail

• Telefoonnummer

• VuNet ID

• Studentnummer

• Jaarlaag

• Jaar van inschrijving

​

Bij een aantal evenementen die SALUS organiseert zijn extra gegevens nodig. Deze gegevens omvatten:

• Pasfoto’s

• Paspoortfoto’s

• CV’s

• Motivatiebrieven

 

Bij veel SALUS-evenementen worden er foto’s gemaakt. Deze foto’s worden vervolgens opgeslagen op de harde schijf en een geselecteerde oplage van deze foto’s wordt geplaatst op de website www.salus.online.

​

In de volgende paragraaf wordt beschreven wat SALUS met de bovengenoemde gegevens doet.

 

5. Doel van verwerkte persoonsgegevens

De gegevens die bij inschrijving worden gevraagd zijn voor SALUS een vereiste om te kunnen bestaan. Deze gegevens zijn nodig om studenten te kunnen voorzien van belangrijke informatie vanuit de vereniging.

 

SALUS heeft de naam, het geslacht, het mailadres, het adres en eventueel het telefoonnummer nodig om contact op te kunnen nemen met leden wanneer er een vraag, geschil of informatievoorziening nodig is. De studentgegevens (VuNet ID, Studentnummer, jaar van inschrijving) zijn voor SALUS nodig bij de boekverkoop en bij sommige studie gerelateerde activiteiten. Voor de studie gerelateerde activiteiten zijn soms ook de geboortedatum en de jaarlaag belangrijk om te weten, omdat deze activiteiten vaak gericht zijn op een bepaalde doelgroep binnen de vereniging.

 

Bij evenementen waar extra gegevens nodig zijn, worden deze gegevens alleen voor dit evenement als doeleinde gebruikt. Als de gegevens niet meer nodig zijn worden ze zorgvuldig verwijderd.

​

Foto’s die worden gemaakt bij evenementen hebben als doel het promoten van de vereniging en het bieden van een herinnering aan de leden. Leden mogen ten alle tijden het laten maken van foto’s weigeren en zijn te allen tijde bevoegd om foto’s van de website te laten verwijderen zonder gegronde reden.

​

Bij de inschrijving wordt toestemming verkregen voor het gebruiken van beeldmateriaal ten behoeve van de promotie van studievereniging SALUS door het akkoord gaan met het privacybeleid van studievereniging SALUS. Echter, zoals beschreven in bovenstaande paragraaf zijn leden ten alle tijden bevoegd om foto's van de website o.i.d. te laten verwijderen zonder gegronde reden. 

 

6. Duur bewaring persoonsgegevens

Persoonsgegevens die worden gevraagd bij inschrijving voor een lidmaatschap, worden bewaard gedurende het lidmaatschap of tot het moment waarop het lid aangeeft dat dit anders moet zijn. Zodra de betrokkene geen lid meer is, worden de gegevens zorgvuldig verwijderd.

 

Zoals eerder genoemd in paragraaf vijf, worden extra gegevens die nodig zijn bij specifieke evenementen, direct verwijderd wanneer deze niet meer nodig zijn voor dit evenement.

 

7. Bescherming persoonsgegevens

Alle persoonlijke gegevens worden bewaard in Conscribo. Conscribo is de functionaris gegevensbescherming van SALUS. De gegevens in Conscribo zijn beveiligd door een accountnaam, gebruikersnaam en wachtwoord, alleen bevoegde en geregistreerde bestuursleden hebben hier toegang toe. SALUS maakt geen fysieke kopieën van gegevens.

 

Alle extra gegevens die worden verkregen bij activiteiten, worden alleen ingezien door de verwerkingsverantwoordelijke en worden vervolgens zorgvuldig verwijderd.

 

Foto’s die worden gemaakt bij evenementen worden op de harde schijf opgeslagen die is beschermd met een wachtwoord en alleen in te zien is door het dagelijks bestuur van SALUS. De foto’s die op de website worden geplaatst, worden ook beschermd met een wachtwoord en zijn alleen in te zien voor leden.

​

8. Delen van gegevens met derden

Gegevens worden alleen gedeeld met derden wanneer SALUS hier een noodzakelijk belang bij heeft. Wanneer de vereniging verplicht is om gegevens te delen met de VU, zal ze dit doen.

 

Er zijn ook activiteiten waarbij gegevens zullen worden gedeeld met bijvoorbeeld een bedrijf of een instantie. In dit geval zal de betrokkene, altijd om toestemming worden gevraagd.

 

Ten slotte zullen sommige gegevens worden gedeeld naar commissies of binnen het bestuur van SALUS. Dit wordt alleen gedaan wanneer dit noodzakelijk is om het lidmaatschap te onderhouden, of wanneer een ander onderdeel van SALUS verantwoordelijk is voor de gegevens van de betrokkene. In het laatste geval zal dit ook kenbaar worden gemaakt aan de betrokkene.

9. Uw rechten en onze contactgegevens

U heeft een aantal rechten omtrent uw gegevens. Deze worden hieronder beschreven.

 

Recht op inzage

U heeft te allen tijde het recht om uw gegevens op op te vragen die SALUS van u heeft vastgelegd en bewaard. U kunt dit doen door contact op te nemen via de contactgegevens onderaan deze paragraaf. Vervolgens zal u een overzicht krijgen van de gegevens die wij van u bewaren.

 

Recht op rectificatie

Wanneer uw gegevens niet kloppen of zijn veranderd heeft u het recht om dit te laten herstellen door SALUS. Om dit te doen kunt u contact met SALUS opnemen via de contactgegevens onderaan deze paragraaf.

 

Recht op overdracht

Mocht u de door SALUS opgeslagen gegevens nodig hebben voor het overstappen naar een andere partij of dienst. Dan heeft u recht overdracht. Hierbij zal SALUS al uw gegevens overdragen naar de door u aangegeven partij.

Recht op het indienen van een klacht

Als u vindt dat SALUS niet op de juiste manier omgaat met uw gegevens en u kunt er niet onderling met de vereniging uitkomen, dan heeft u recht op het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. 

 

Recht op stop gegevensgebruik

Wilt u dat SALUS niet meer over uw gegevens beschikt? Dan heeft u recht op het stopzetten van het gebruik van uw gegevens. Dit kunt u doen door contact op te nemen met SALUS via de onderstaande contactgegevens. Let op: bij het stopzetten van het gebruik van uw gegevens wordt het lidmaatschap bij studievereniging SALUS tevens stopgezet. 

 

Contactgegevens SALUS

Naam:             Studievereniging Salus

Adres:             De Boelelaan 1083, postvak 105

Postcode:       1081 HV

Plaats:            Amsterdam

Tel. Nr.:           0205983735 

E-mail:            secretaris@salus.online