Huishoudelijk Reglement

Artikel 1

  1. De statuten van Salus bepalen de vorm en de juridische mogelijkheden en grenzen van  de vereniging. Ze bepalen in grote mate het doel waartoe de vereniging is opgericht en de manier waarop het beleid van de vereniging wordt uitgevoerd.

  2. In het Huishoudelijk Reglement worden een aantal zaken uit de statuten, eventueel  dwingend, nader geregeld, maar niet beperkend en worden andere zaken die niet in  de statuten beschreven zijn, geregeld met betrekking tot het intern functioneren. In  het Huishoudelijk Reglement van Salus worden de zaken dus gedetailleerd  beschreven en deze zaken kunnen nooit in  strijd zijn met de statuten. Ze kunnen  gewijzigd worden met een meerderheid van de stemmen op een Algemene Ledenvergadering of op een bijzondere ledenvergadering.

  3. Waar in dit reglement de mannelijke vorm is gebruikt dient ook de vrouwelijke vorm gelezen te worden.

Artikel 2 – Lidmaatschap

  1. Het lidmaatschap van een persoon dient door de persoon zelf aangetoond te worden, voor het ontlenen van rechten aan de vereniging. Uitzondering hierop zijn alumni en geschorsten leden, tenzij de geschorste zich nog bevinden in de beroepsprocedure, genoemd in artikel 10.

  2. Ieder lid krijgt op verzoek een exemplaar van de statuten en het huishoudelijke reglement.

  3. Een lidmaatschap is geldig vanaf het moment van inschrijven. Het lid is dan verplicht tot het betalen van de ledencontributie van minimaal €5 per academisch jaar. De ledencontributie is vastgesteld op €10 per academisch jaar. Het lidmaatschap is een doorlopend lidmaatschap en kan opgezegd worden middels een mail aan de secretaris voor 1 september. Indien de secretaris geen afmelding heeft ontvangen voor 1 september, loopt het lidmaatschap automatisch door.

  4. Een commissielid of een bestuurslid dient lid te zijn van de vereniging.

Artikel 3 – Ledenadministratie

  1. Het bestuur is verantwoordelijk voor de ledenadministratie, mits dit redelijkerwijs mogelijk is.

  2. De ledenadministratie wordt bijgehouden door het bestuur in de vorm van een ledenlijst. De toegang tot deze ledenlijst is beperkt tot het bestuur en zal alleen voor verenigingsdoeleinden gebruikt worden mits anders aangegeven door de desbetreffende leden van wie het de informatie betreft.

  3. In de ledenadministratie wordt van ieder lid minimaal de volgende zaken vastgelegd:

       - Jaar van inschrijven

       - Voornaam inclusief voorletters

       - Achternaam

       - Geslacht

       - Geboortedatum

       - Correspondentieadres

       - Woonplaats

       - E-mail

       - Telefoonnummer

       - Vunet ID

       - Studentnummer

       - Jaar aanvang studie

       - IBAN-nummer

       - SEPA

Artikel 4 – Financiële bronnen

  1. De inkomsten van de vereniging bestaan uit:

       A. contributies

       B. donaties

       C. entree- en deelnamegelden

       D. subsidies

       E. rente

       F. sponsorgelden

       G. andere baten

 2.  De indeling in categorieën, alsmede de hoogte van de geldelijke bijdrage van deze categorieën en de wijze       van contributiebetaling wordt door de Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering vastgesteld op voorstel van           het bestuur.

 3.  De wijze van contributiebepalingen staan ter beoordeling van de Algemene Ledenvergadering.

Artikel 5 – Algemeen

  1. Behoudens de beperkingen van de statuten is het bestuur belast met het besturen van de vereniging.

  2. Het bestuur heeft onder meer tot taak:

    1. De handhaving, uitleg en toepassing van de bepalingen van de statuten en dit huishoudelijke reglement.

    2. De uitvoering van de besluiten van de Algemene Ledenvergadering en van het bestuur.

  3. Voorts doet het bestuur al datgene wat in het belang is van de vereniging Salus en datgene wat voor het door haar beoogde doel wenselijk wordt geacht.

  4. Het   bestuur   behoeft goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering voor besluiten tot:

    1. Het ter leen verstrekken van gelden, alsmede het ter leen opnemen van gelden, alsmede het gebruikmaken van een aan de vereniging verleend bankkrediet;

    2. Het verstrekken of ontvangen van gelden boven de 1000 euro, die niet in de jaarlijkse begroting zijn opgenomen.

  5. Op het ontbreken van deze goedkeuring, beschreven in artikel 5 lid 4, kan door en tegen derden geen beroep worden gedaan.

  6. Het bestuur wordt in- en buitenrechte vertegenwoordigd door   twee   gezamenlijk handelende bestuursleden.

 

Artikel 6 – Bestuursfuncties en bijbehorende taken

  1. Het bestuur van Salus bestaat uit minimaal vier Ieden te weten:

    1. De voorzitter

    2. Vicevoorzitter

    3. De secretaris

    4. De penningmeester

Tevens kunnen er   nog    algemene bestuursleden aangesteld worden met een bijbehorende specifieke taakomschrijving.

  1. De voorzitter:

    1. Constitueert het bestuur dat wordt voorgedragen aan de Algemene Ledenvergadering.

    2. Zit het bestuur voor.

    3. Draagt verantwoording voor het functioneren van het bestuur en het door het bestuur gevoerde beleid.

    4. Representeert de vereniging.

    5. Ziet toe op handhaving van statuten, reglementen en voorwaarden.

    6. Regelt juridische contracten en contacten voor aanzienlijke bepalingen.

    7. Draagt zorg voor contacten binnen en buiten de vereniging.

    8. Ontplooit   en faciliteert beleid voor langere termijn en heeft als verantwoordelijkheid om vooruit te kijken voor de vereniging.

    9. Zorgt voor een goede planning van de taken van de bestuursleden en ziet erop toe dat de taken worden uitgevoerd.

    10. Draagt zorg   voor   het   voorzitten van   de Algemene Ledengadering mits hiervoor geen technische voorzitter voor gevonden kan worden.

    11. Mag geen lid zijn van een commissie om de onafhankelijkheid te waarborgen.

  2. De vicevoorzitter:

    1. Neemt taken van de voorzitter over als deze hiertoe incapabel blijkt te zijn.

    2. Wordt   eveneens verantwoordelijk gesteld tot   de taken van de voorzitter wanneer deze   onvoldoende worden uitgevoerd; mits   de   vicevoorzitter hiervan expliciet op de hoogte is gebracht.

    3. Kan    naast    deze    functie eveneens een andere   functie bekleden als bestuurslid.

  3. De secretaris:

    1. Zorgt   voor kopieën van alle uitgaande brieven en zorgt   voor bewaring en het opbergen van de stukken.

    2. Draagt zorg voor het archief.

    3. Draagt zorg voor de ledenadministratie, maar kan dit wel, mits vastgelegd, uitbesteden aan andere bestuursleden.

    4. Draagt zorg voor   het notuleren van de Algemene Ledenvergadering mits hiervoor geen technische notulist gevonden kan worden.

    5. Leegt tweemaal per week het digitale en fysieke postvak.

  4. De penningmeester:

    1. Is belast   met   het   beheer   van   de   gelden van   de vereniging.   Hij   voert daarover de boekhouding in overeenstemming met   de voorschriften van het bestuur en Algemene Ledenvergadering.

    2. Draagt zorg voor het innen van vorderingen en voor alle betalingen.  Voor alle betalingen en vorderingen dienen bewijsstukken aanwezig te zijn.

    3. Plaatst de gelden van de vereniging, behoudens het strikt noodzakelijke kasgeld, bij een spaar- of bankinstelling.

    4. Is verantwoordelijk voor   het   bijhouden en   bewaring van   alle   financiële stukken die besproken zijn in de vergaderingen alsook die ter kennisgeving aan    de   bestuursleden   zijn    vermeld.   Deze   stukken   dienen   eveneens schriftelijk afgedragen te worden aan de secretaris binnen 2 weken van het besproken stuk zodat deze ze eveneens kan bewaren.

    5. Om financiële stukken in een bestuursvergadering te behandelen, dient dit stuk schriftelijk ingediend te worden bij de voorzitter en als bijlage aan de agenda te worden toegevoegd een dag voordat de vergadering plaats vindt.

    6. Doet verslag van zijn activiteiten aan de Algemene Ledenvergadering.

    7. Presenteert   daarnaast de   balans, jaarrekening   en   begroting van    de vereniging.

    8. Is verantwoordelijk voor de liquiditeit op lange termijn van de vereniging.

  5. Indien het   aantal bestuursleden beneden drie    is   gedaald, blijft het   bestuur bevoegd. Het  is echter verplicht   zo spoedig   mogelijk een Algemene Ledenvergadering te beleggen waarin de voorziening in de open plaats of de open plaatsen aan de orde komt.

  6. Het bestuur is bevoegd onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van zijn   taak    te   doen   uitvoeren door   commissies die   door    het   bestuur worden benoemd.

 

Artikel 7 – Sollicitatieprocedure nieuw bestuur

  1. Het aanstellen van een nieuw bestuur wordt gerealiseerd middels een sollicitatiecommissie.

  2. De sollicitatiecommissie bestaat uit een tot dan toe nog verantwoordelijk bestuur exclusief de bestuursleden van dit bestuur die solliciteren voor een functie in het nieuwe bestuur.

  3. De sollicitatiecommissie heeft tot taak om sollicitatiegesprekken te voeren met de sollicitanten en een bestuur samen te stellen uit deze sollicitanten die voorgesteld dienen te worden op de Algemene Ledenvergadering. De leden op de Algemene Ledenvergadering benoemen uiteindelijk de kandidaten voor een bepaalde gespecificeerde bestuursfunctie voor een periode van een bestuursjaar.

  4. De sollicitatiecommissie dient   uit   minimaal twee, volgens in artikel 1 gestelde personen te bestaan. Mocht dit niet lukken aangezien er minder dan twee bestuursleden zijn   die   niet   solliciteren voor   het   nieuwe bestuur, dan   kunnen personen die in dienst zijn van de faculteit hiervoor in de plaats worden gevraagd.

  5. Er dienen geen uitspraken tegen anderen dan de sollicitatiecommissie te worden gedaan door de    sollicitatiecommissie   betreffende   de    sollicitanten   uit    de sollicitatieprocedure behalve over de gekozen kandidaten tijdens de Algemene Ledenvergadering.

  6. De uitgewisselde stukken in het   kader   van   de sollicitatieprocedure dienen na afloop alleen bewaard te worden door de voorzitter van de sollicitatiecommissie, de andere leden van de sollicitatiecommissie dienen de stukken te vernietigen.

  7. De sollicitatiebrieven, notulen van sollicitatiegesprekken en de contracten die na de benoeming ondertekend dienen te worden, dienen gearchiveerd te worden. Hiervoor is de voorzitter van de sollicitatiecommissie verantwoordelijk

Artikel 8 – Agenda jaarlijkse algemene ledenvergadering

  1. De agenda voor de Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering dient, tenzij de statuten dit ontkrachten, tenminste de volgende punten te bevatten:

    1. Notulen van de vorige Algemene Ledenvergadering

    2. Ingekomen stukken en mededelingen

    3. Algemeen jaarverslag

    4. Financieel jaarverslag

    5. Vaststelling contributies en donaties

    6. Vaststelling van begroting van het komende jaar

    7. Verslagen van de commissies

    8. Voorstel tot dechargeverlening aan het bestuur

    9. Bestuursverkiezing

    10. Verkiezing van bestuursleden

    11. Verkiezing van kascommissie

    12. Bespreken van het gevoerde en het te voeren beleid

    13. Rondvraag

 

Artikel 9 – Algemeen

  1. Het bijeenroepen van de leden voor de Algemene Ledenvergadering geschiedt schriftelijk, artikel 15 lid 1, waarbij in deze ook elektronische post wordt verstaan.

  2. De verslagen van het bestuur en de diverse commissies (uitgezonderd de kascommissie) worden schriftelijk aan de leden beschikbaar gesteld.

  3. Binnen vier   weken   na de desbetreffende Algemene Ledenvergadering dient de notulen ter inzage bij de secretaris beschikbaar te zijn.

 

Artikel 10 – Kascommissie

  1. Bij de verkiezing van de kascommissie uit de leden onthouden de bestuursleden zich van stemming.

  2. De kascommissie brengt een advies uit over het overnemen van de financiële boekhouding aan de aantredende penningmeester. Het advies dient gearchiveerd te worden evenals de financiële zaken tussen   het sluiten van de boekhouding en de jaarvergadering.

  3. De kascommissies stelt de ter inzage ontvangen bescheiden binnen acht dagen na ontvangst daarvan wederom aan de penningmeester dan wel aan het bestuur ter beschikking.


Artikel 11 – Raad van Advies

  1. De vereniging kent een Raad van Advies welke advies geeft, het huidige bestuur evalueert en ondersteunend is voor leden alsook   het bestuur.

  2. De Raad van advies wordt minimaal tweemaal per jaar bijeengeroepen voor een vergadering op initiatief van het huidige bestuur.

  3. De Raad van Advies kent zes oud-bestuursleden, twee afkomstig uit elk van de drie voorgaande besturen. De verantwoordelijkheid voor het benaderen van oud-bestuursleden voor de Raad van Advies ligt bij het huidige bestuur. De verantwoordelijkheid voor het aandragen van minimaal twee leden per oud bestuur, ligt bij elk van de drie oud-besturen.

 

Artikel 12 – Schriftelijke stemming

  1. Wanneer   er schriftelijk gestemd dient te worden, zullen de stemmen worden opgenomen uit een stemcommissie. Dit stemcommissie bestaat uit twee door de voorzitter aan te wijzen personen.

  2. Blanco stemmen en stemmen die niet duidelijk de bedoeling ten aanzien van de stemming   weergeven   worden   voor    de   telling van    de   stemmen   buiten   de berekening gelaten.

  3. Voor stemmingen betreffende aanpassingen aan het HR mag niet gemachtigd worden.

  4. De punten waarover gestemd zal worden tijdens de ALV, dienen twee weken van tevoren aan de leden bekend te worden gemaakt middels de agenda per e-mail.

Artikel 13 – Commissies en haar taken

  1. De vereniging heeft de volgende commissies:

    1. Activius

    2. Tapsius

    3. Educatius

    4. CGA

    5. Internationalus

    6. Winternationalus

    7. Promotus

    8. Paparrazus

    9. Kascommissie

Daarbij kent de vereniging eens in de vijf jaar een lustrumcommissie.

  2. Daarnaast kan   de vereniging nieuwe commissies opstellen waarvoor dezelfde rechten en plichten gelden         als de bovenstaande commissies. In de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering zal vervolgens een             besluit worden genomen over het al dan niet voorbestaan van deze commissies.

  3. De commissies zijn   te   allen   tijde verantwoording schuldig aan   de   Algemene Ledenvergadering                 evenals aan het bestuur van de vereniging.

  4. De   voorzitters   van    de   commissies komen   bijeen   op   de    algemene voorzittersvergaderingen                 welke   wordt voorgezeten door   een bestuurslid. Tijdens de algemene voorzittersvergadering dient de               voortgang van de commissie evenals de eventuele problemen en de samenwerking besproken te worden.         Bij voorkeur dienen de voorzitter en secretaris als de afgevaardigden van het bestuur aanwezig te zijn.

 

Artikel 14 – Structuur commissie

  1. Elke commissie heeft een voorzitter en een secretaris.

  2. Het bestuur is bevoegd om een voorzitter gedurende het jaar uit zijn/ haar functie te ontheffen als het bestuur gegronde redenen heeft om aan het functioneren te twijfelen.

  3. De voorzitter van een commissie is verantwoordelijk voor het op tijd indienen van het commissieverslag voor de Algemene Ledenvergadering, het plannen van vergaderingen van de commissie, zorg dragen voor een goede notulering en administratie van   de   commissievergaderingen, zorg   dragen voor    een   goede overdracht mocht iemand anders haar taak gaan vervullen.

 

Artikel 15 – Beroepsprocedure tegen bestuursbesluit

  1. Tegen   een   besluit van   het   bestuur kan een   beroep worden aangetekend. Dit beroep dient binnen 1 maand na het besluit schriftelijk bij het bestuur ingediend te zijn.

  2. Mits aan de voorwaarde van artikel 10 lid 1 wordt voldaan, dient het beroep de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering behandeld te worden. Tijdens de Algemene Ledenvergadering wordt een besluit over het betreffende onderwerp genomen.

  3. In de periode tussen het beroep en het besluit van de Algemene Ledenvergadering is het besluit van het bestuur van kracht. Mits het bestuur een Algemene Ledenvergadering laat plaatsvinden binnen 2 maanden.

 

Artikel 16 – Slotbepaling

  1. Door   het   lidmaatschap van   de   vereniging te   aanvaarden verklaart men   zich akkoord met de statuten, het huishoudelijke reglement en andere geldende regels die worden aangehouden door de vereniging.

  2. Het   bestuur beslist in die   gevallen waarin de statuten en   het   huishoudelijke reglement niet voorzien en beslist over schillen die over de uitleg daarvan gerezen zijn.

VISITING ADDRESS

 

Studievereniging Salus 

De Boelelaan 1083

Kamer P-028, Wis- en Natuurkunde gebouw

1081 HV Amsterdam

Nederland

OPENING HOURS

 

Maandag - vrijdag

12:00 - 13:30

  • Facebook Social Icon
  • LinkedIn Social Icon