Huishoudelijk Reglement

Artikel 1 - Doel huishoudelijk reglement.

De statuten van studievereniging Salus bepalen de vorm en de juridische mogelijkheden en grenzen van de vereniging. Ze bepalen in grote mate het doel waartoe de vereniging is opgericht en de manier waarop het beleid van de vereniging wordt uitgevoerd.
In het Huishoudelijk Reglement worden een aantal zaken uit de statuten, eventueel dwingend, nader, maar niet beperkend geregeld en worden andere zaken die niet in de statuten beschreven zijn, geregeld met betrekking tot het intern functioneren. In het Huishoudelijk Reglement van studievereniging Salus worden de zaken dus gedetailleerd beschreven en deze zaken kunnen nooit in strijd met de statuten zijn. Ze kunnen gewijzigd worden met een meerderheid van de stemmen op een algemene ledenvergadering of op een bijzondere ledenvergadering.
Waar in dit reglement de mannelijke vorm is gebruikt dient ook de vrouwelijke vorm gelezen te worden.

Artikel 2 - Lidmaatschap.

Het lidmaatschap van een persoon dient door de persoon zelf aangetoond te worden, voor het ontlenen van rechten aan de vereniging. Uitzondering hierop zijn alumni en geschorste leden.
Ieder lid krijgt op verzoek een exemplaar van de statuten en het Huishoudelijk Reglement.
Een lidmaatschap is geldig vanaf het moment van inschrijven. Het lid is dan verplicht tot het betalen van de ledencontributie van minimaal €5 per academisch jaar. De ledencontributie is vastgesteld op €10 per academisch jaar.
Het lidmaatschap is een doorlopend lidmaatschap en kan opgezegd worden middels een mail aan de Secretaris voor één (1) september voorafgaand aan het academisch jaar. Indien de secretaris geen afmelding heeft ontvangen voor één (1) september, loopt het lidmaatschap automatisch door en dient deze persoon dus nog wel contributie af te dragen voor het huidige academisch jaar.
Een commissielid of een bestuurslid dient lid te zijn van de vereniging.
Om zich in te kunnen schrijven dient diegene te studeren of werkzaam te zijn aan de Vrije Universiteit te Amsterdam.

Artikel 3 – Gedragsmaatregelen m.b.t lidmaatschap

Een besluit tot schorsing of ontzetting van het lidmaatschap kan slechts genomen worden wanneer een lid handelt in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.
Onder hetgeen omschreven onder lid 1 valt ook uitdrukkelijk het in strijd handelen met de huisregels van de andere verenigingen van de Vrije Universiteit Amsterdam tijdens hun activiteiten.
Een schorsing kan slechts worden opgelegd voor de duur van maximaal 6 maanden
Het bestuur kan in opmaat naar een schorsing of ontzetting ook kiezen voor een berisping richting het lid.
Een besluit tot ontzetting of schorsing of een berisping kan slechts door het bestuur genomen worden en moet het lid binnen een (1) week aangetekend geschreven mede worden gedeeld, onder opgaaf van redenen en met vermelding van de datum van het besluit en van de beroepsmogelijkheden.
Het lid dient de mogelijkheid te hebben gehad zijn zienswijze te geven alvorens een dergelijk besluit wordt genomen
Indien het lid, als vermeld in het vierde en vijfde lid, een bestuurslid is, geschiedt het nemen van een besluit door de Raad van Advies
Personen, zijnde niet leden, kunnen de toegang tot Salus worden ontzegd voor de duur van maximaal 6 maanden. Daarnaast kan het bestuur besluiten deze personen een toegangsontzegging voor onbepaalde tijd opleggen
In aanvulling op bovenstaande kan het bestuur naar gelang de situatie besluiten om, zonder motivatie en in afwachting van een besluit, betrokkene(n) op een activiteit wegsturen.
Het staat het bestuur altijd vrij, om naast het nemen van een interne maatregel, de bevoegde autoriteiten in te schakelen.
Tegen een gedragsmaatregel, ook zijnde een berisping, staat beroep dan wel bezwaar open zoals beschreven in artikel 16.

Artikel 4 – Ledenadministratie.

Het bestuur is verantwoordelijk voor de ledenadministratie, mits dit redelijkerwijs mogelijk is.
De ledenadministratie wordt bijgehouden door het bestuur in de vorm van een ledenlijst. De toegang tot deze ledenlijst is beperkt tot het bestuur en zal alleen voor verenigingsdoeleinden gebruikt worden, tenzij anders aangegeven door desbetreffende leden van wie het de informatie betreft.
In de ledenadministratie wordt van ieder lid minimaal de volgende zaken vastgelegd:
1. Jaar van inschrijven
2. Voornaam inclusief voorletters
3. Achternaam
4. Geslacht
5. Geboortedatum
6. Correspondentieadres
7. Woonplaats
8. E-mailadres
9. VUnet ID
10. Studentnummer
11. Jaar aanvang studie
12. IBAN-nummer
13. SEPA

Artikel 5 – Financiële bronnen.

De inkomsten van de vereniging bestaan uit:
1. Contributie
2. Sponsorgelden
3. Entree-en deelnamegelden
4. Subsidies
5. Donaties
6. Rente
7. Andere baten
De indeling in categorieën, alsmede de hoogte van de geldelijke bijdrage van deze categorieën en de wijze van contributiebetaling, wordt door de Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering vastgesteld op voorstel van het bestuur.
De wijze van contributie bepalingen staan ter beoordeling van de Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering.

Artikel 6 - Omschrijving van het dagelijks bestuur.

Behoudens de beperkingen van de statuten is het bestuur belast met het besturen van de vereniging.
Het bestuur heeft onder meer tot taak:
De handhaving, uitleg en toepassing van de bepalingen van de statuten en dit huishoudelijk reglement.
De uitvoering van de besluiten van de Algemene Ledenvergadering en van het bestuur.
Voorts doet het bestuur al datgene wat in het belang is van studievereniging Salus. En datgene wat voor het door haar beoogde doel wenselijk wordt geacht.
1. Het bestuur behoeft goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering voor
2. besluiten tot:

Het ter leen verstrekken van gelden, alsmede het ter leen opnemen van gelden, alsmede het gebruikmaken van een aan de vereniging verleend bankkrediet.

Het verstrekken of ontvangen van gelden boven de 1000 euro, die niet in de jaarlijkse begroting zijn opgenomen.
Het bestuur wordt in- en buiten rechte vertegenwoordigd door twee gezamenlijk handelende bestuursleden.

Artikel 7 - Bestuursfuncties en bijbehorende taken.

Het bestuur van studievereniging Salus bestaat uit minimaal vier leden te weten:
1. De Voorzitter
2. De Vicevoorzitter
3. De Secretaris
4. De Penningmeester
Tevens kunnen er nog algemene bestuursleden aangesteld worden met een bijbehorende specifieke taakomschrijving.
De Voorzitter:
1. Constitueert het bestuur dat wordt voorgedragen aan de Algemene Ledenvergadering.
2. Zit het bestuur voor.
3. Draagt verantwoording voor het functioneren van het bestuur en het door het bestuur gevoerde beleid.
4. Representeert de vereniging.
5. Ziet toe op handhaving van statuten, reglementen en voorwaarden.
6. Regelt juridische contracten en contacten voor aanzienlijke bepalingen.
7. Draagt zorg voor contacten binnen en buiten de vereniging.
8. Ontplooit en faciliteert beleid voor langere termijn en heeft als verantwoordelijkheid om vooruit te kijken voor de vereniging.
9. Zorgt voor een goede planning van de taken van de bestuursleden en ziet erop toe dat de taken worden uitgevoerd.
10. Draagt zorg voor het voorzitten van de Algemene Ledenvergadering.
11. Mag geen lid zijn van een commissie om de onafhankelijkheid te waarborgen.
De Vicevoorzitter:
1. Neemt taken van de Voorzitter over als deze hiertoe niet in staat blijkt te zijn.
2. Wordt eveneens verantwoordelijk gesteld tot de taken van de Voorzitter wanneer deze onvoldoende worden uitgevoerd, mits de Vicevoorzitter hiervan expliciet op de hoogte is gebracht.
3. Kan naast deze functie eveneens een andere functie bekleden als bestuurslid.
De Secretaris:
1. Zorgt voor kopieën van alle uitgaande brieven en zorgt voor de bewaring en het opbergen van de stukken in het archief.
2. Draagt zorg voor de ledenadministratie.
3. Draagt zorg voor het notuleren van de Algemene Ledenvergadering, mits hiervoor geen technische notulist gevonden kan worden.
4. Leegt tweemaal per week het digitale en fysieke postvak.
De Penningmeester:
1. Is belast met het beheer van de gelden van de vereniging. De Penningmeester voert daarover de boekhouding in overeenstemming met de voorschriften van het bestuur en de Algemene Ledenvergadering.
2. Draagt zorg voor het innen van vorderingen en voor alle betalingen. Voor alle betalingen en vorderingen dienen bewijsstukken aanwezig te zijn.
3. Plaatst de gelden van de vereniging, behoudens het strikt noodzakelijke kasgeld, bij een spaar- of bankinstelling.
4. Is verantwoordelijk voor het bijhouden en bewaring van alle financiële stukken die besproken zijn in de vergaderingen als ook die ter kennisgeving aan de bestuursleden zijn vermeld. Deze stukken dienen eveneens schriftelijk afgedragen te worden aan de Secretaris binnen twee (2) weken na het bespreken van het stuk. De Secretaris kan deze dan eveneens bewaren.
5. Om financiële stukken in een bestuursvergadering te behandelen, kan de Penningmeester gebruik maken van het boekhoudprogramma. Deze kunnen de andere bestuursleden tijdens de vergadering inzien.
6. Doet verslag van zijn activiteiten aan de Algemene Ledenvergadering.
7. Presenteert daarnaast de balans, jaarrekening en begroting van de vereniging.
8. Is verantwoordelijk voor de liquiditeit op lange termijn van de vereniging.
Indien het aantal bestuursleden beneden drie is gedaald, blijft het bestuur bevoegd. Het is echter verplicht zo spoedig mogelijk een algemene ledenvergadering te beleggen waarin de voorziening in de open plaats of de open plaatsen aan de orde komt.
Het bestuur is bevoegd onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van zijn taak te doen uitvoeren door commissies die door het bestuur worden benoemd.

Artikel 8 - Sollicitatieprocedure nieuw bestuur.

Het aanstellen van een nieuw bestuur wordt gerealiseerd middels het huidige bestuur, verder sollicitatiecommissie genoemd.
De sollicitatiecommissie bestaat uit het huidige bestuur exclusief de bestuursleden van dit bestuur die solliciteren voor een functie in het nieuwe bestuur.
De sollicitatiecommissie heeft tot taak om sollicitatiegesprekken te voeren met de sollicitanten en een bestuur samen te stellen uit deze sollicitanten die voorgesteld dienen te worden op de Algemene Ledenvergadering. De leden op de Algemene Ledenvergadering benoemen uiteindelijk de kandidaten voor een bepaalde gespecificeerde bestuursfunctie voor een periode van een bestuursjaar, artikel 8 lid 2.
Om het kandidaatsbestuur te kunnen benoemen dient het aantal stemgerechtigden minimaal tweemaal zo groot te zijn als het aantal bestuursleden en potentieel kandidaatsbestuursleden samen.
Er dienen geen uitspraken tegen anderen dan de sollicitatiecommissie te worden gedaan door de sollicitatiecommissie betreffende de sollicitanten uit de sollicitatieprocedure behalve over de gekozen kandidaten tijdens de Algemene Ledenvergadering.
De uitgewisselde stukken in het kader van de sollicitatieprocedure dienen na afloop alleen bewaard te worden door de Voorzitter van de sollicitatiecommissie, de andere leden van de sollicitatiecommissie dienen de stukken te vernietigen.
De sollicitatiebrieven, notulen van sollicitatiegesprekken en de contracten die na de benoeming ondertekend dienen te worden, dienen gearchiveerd te worden. Hiervoor is de Voorzitter van de sollicitatiecommissie verantwoordelijk.

Artikel 9 – Algemene ledenvergadering.

De agenda voor de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering dient, tenzij de statuten dit ontkrachten, tenminste de volgende punten te bevatten:
1. Notulen van de vorige Algemene Ledenvergadering
2. Ingekomen stukken en mededelingen
3. Algemeen jaarverslag
4. Financieel jaarverslag
5. Vaststelling contributies en donaties
6. Vaststelling van begroting van het komende jaar
7. Verslagen van de commissies.
8. Voorstel tot dechargeverlening aan het bestuur
9. Bestuursverkiezing
10. Verkiezing van bestuursleden
11. Verkiezing van kascommissie
12. Bespreken van het gevoerde en het te voeren beleid
13. Rondvraag
Er dient een Algemene Ledenvergadering te zijn waar tijdens er wordt gestemd over het kandidaatsbestuur. Tijdens deze Algemene Ledenvergadering wordt elk bestuurslid afzonderlijk ingestemd.
Wanneer het bestuur is ingestemd zal er een volgende Algemene Ledenvergadering komen waarin het jaarverslag, het beleidsplan en de begroting zal worden gepresenteerd. Hier mogen de leden over stemmen. Aan het eind van deze vergadering zal het kandidaatsbestuur intreden als huidig bestuur en zal het huidig bestuur aftreden naar oud bestuur.
Het bijeenroepen van de leden voor de Algemene Ledenvergadering geschiedt schriftelijk, waarbij in deze ook elektronische post wordt verstaan.
De verslagen van het bestuur en de diverse commissies (uitgezonderd de kascommissie) worden schriftelijk aan de leden beschikbaar gesteld.
Binnen vier (4) weken na de desbetreffende Algemene Ledenvergadering dient de notulen ter inzage bij de Secretaris beschikbaar te zijn.

Artikel 10 – Kascommissie.

Bij de verkiezing van de kascommissie uit de leden onthouden de bestuursleden zich van stemming.
De kascommissie brengt een advies uit over het overnemen van de financiële boekhouding van de aantredende Penningmeester. Het advies dient gearchiveerd te worden evenals de financiële zaken tussen het sluiten van de boekhouding en de jaarvergadering.
De kascommissie stelt de ter inzage ontvangen bescheiden binnen acht (8) dagen na ontvangst daarvan wederom aan de penningmeester dan wel aan het bestuur ter beschikking.
Het bestuur dient de stukken (genoemd in lid 2 van artikel 16 van de statuten) drie weken voorafgaand aan de jaarvergadering in te dienen bij de kascommissie.

Artikel 11 – Raad van Advies.

De vereniging kent een Raad van Advies, welke advies geeft, het huidige bestuur evalueert en ondersteunend is voor leden alsook het bestuur.
De Raad van Advies wordt minimaal tweemaal per jaar bijeengeroepen voor een vergadering op initiatief van het huidige bestuur.
De Raad van Advies kent zes oud-bestuursleden, twee afkomstig uit elk van de drie voorgaande besturen. De verantwoordelijkheid voor het benaderen van oud-bestuursleden voor de Raad van Advies ligt bij het huidige bestuur. De verantwoordelijkheid voor het aandragen van minimaal twee leden per oud-bestuur, ligt bij elk van de drie oud-besturen.

Artikel 12 – Stemming.

Wanneer er gestemd dient te worden, zullen de stemmen worden opgenomen uit een stemcommissie. Dit stemcommissie bestaat uit twee door de Voorzitter aan te wijzen personen.
Blanco stemmen en stemmen die niet duidelijk de bedoeling ten aanzien van de stemming weergeven worden voor de telling van de stemmen buiten de berekening gelaten.
Voor stemmingen betreffende aanpassingen aan het Huishoudelijk Reglement mag niet gemachtigd worden.
De punten waarover gestemd zal worden tijdens de Algemene Ledenvergadering, dienen twee weken van tevoren aan de leden bekend te worden gemaakt middels de agenda per e-mail.

Artikel 13 – Commissies en haar taken.

De vereniging heeft de volgende commissies:
1. Activius
2. CGA
3. Educatius
4. Internationalus
5. Kascommissie
6. Paparazzus
7. Promotus
8. Tapsius
9. Winternationalus
Daarbij kent de vereniging eens in de vijf (5) jaar een lustrumcommissie.
Daarnaast kan de vereniging nieuwe commissies opstellen waarvoor dezelfde rechten en plichten gelden als de bovenstaande commissies. In de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering zal vervolgens een besluit worden genomen over het al dan niet voortbestaan van deze commissies.
De commissies zijn te allen tijde verantwoording schuldig aan de Algemene Ledenvergadering evenals aan het bestuur van de vereniging.
De voorzitters van de commissies komen bijeen op de algemene voorzittersvergaderingen welke wordt voorgezeten door een bestuurslid. Tijdens de algemene voorzittersvergadering dient de voortgang van de commissie evenals de eventuele problemen en de samenwerking besproken te worden. Bij voorkeur dienen de Voorzitter en een ander bestuurslid als de afgevaardigden van het bestuur aanwezig te zijn.

Artikel 14 – Structuur commissies.

Elke commissie, met uitzondering van de kascommissie, heeft een Voorzitter, een Secretaris en een Penningmeester.
Het bestuur is bevoegd om een Voorzitter gedurende het jaar uit zijn functie te ontheffen als het bestuur gegronde redenen heeft om aan het functioneren te twijfelen.
De Voorzitter van een commissie is verantwoordelijk voor het op tijd indienen van het commissieverslag voor de Algemene Ledenvergadering, het plannen van vergaderingen van de commissie, zorg dragen voor een goede notulering en administratie van de commissievergaderingen, zorg dragen voor een goede overdracht mocht iemand anders zijn taak gaan vervullen.
De Secretaris is verantwoordelijk voor het notuleren tijdens vergaderingen, en houdt de mail van de commissie bij.
De Penningmeester houdt overzicht over de inkomsten en uitgaven van de commissie.

Artikel 15 – Beroepsprocedure tegen bestuursbesluit.

1. Tegen een besluit van het bestuur kan een beroep worden aangetekend. Dit beroep dient binnen één (1) maand na het besluit schriftelijk bij het bestuur ingediend te zijn.

2. Mits aan de voorwaarde van artikel 15 lid 1 wordt voldaan, dient het beroep de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering behandeld te worden. Tijdens de Algemene Ledenvergadering wordt een besluit over het betreffende onderwerp genomen.

3. In de periode tussen het beroep en het besluit van de Algemene Ledenvergadering is het besluit van het bestuur van kracht. Mits het bestuur een Algemene Ledenvergadering laat plaatsvinden binnen twee (2) maanden.

4. Van deze beroepsprocedure zijn besluiten als genoemd in artikel 3 uitgesloten.

Artikel 16 Beroepsprocedure tegen een gedragsmaatregel

Tegen een besluit als beschreven in artikel 3 staat voor leden beroep open bij de algemene ledenvergadering.
Een beroep dient binnen twee weken schriftelijk te worden ingediend bij het bestuur.
Een beroep wordt binnen 4 weken na ontvangst behandeld op de Algemene Ledenvergadering. Hangende het beroep is het lid geschorst.
Indien het besluit genomen is door het bestuur wordt deze vergadering voorgezeten door de voorzitter van de Raad van Advies dan wel een ander lid van de Raad van Advies om de onafhankelijkheid te waarborgen. Indien het besluit door de Raad van Advies is genomen wordt de onafhankelijkheid op een andere manier gewaarborgd.
Tijdens de vergadering mogen beide partijen het woord voeren en kan de Algemene Ledenvergadering vragen stellen. Daarna verlaten partijen de zaal zodat de Algemene Ledenvergadering zich kan beraadslagen.
De Algemene Ledenvergadering kan ervoor kiezen om het bestuursbesluit te handhaven of het lid een lichtere maatregel op te leggen. Stemmen vindt op de gebruikelijke wijze plaats net zolang tot er een besluit is genomen.
Het bestuur neemt geen besluit op het bezwaar zonder dat de Raad van Advies een advies heeft gegeven over de casus en de Raad van Advies beide partijen heeft gehoord.
Een beslissing op bezwaar wordt binnen 6 weken na ontvangst van het bezwaar genomen. Deze termijn kan maximaal met nog eens 6 weken worden verlengd

Artikel 17 – Slotbepaling.

Door het lidmaatschap van de vereniging te aanvaarden, verklaart men zich akkoord met de statuten, het huishoudelijk reglement en andere geldende regels die worden aangehouden door de vereniging.
Het bestuur beslist in die gevallen waarin de statuten en het huishoudelijk reglement niet voorzien en beslist over geschillen die over de uitleg daarvan gerezen zijn.